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Atti amministrativi: come accedervi e chiederne copia

Accesso agli atti (Legge 241/90)

’’L’attività amministrativa persegue i fini determinati dalla legge ed è retta da criteri di economicità, di efficacia e di pubblicità e di trasparenza, secondo le modalità previste dalla Legge nonchè dai principi dell’ordinamento comunitario’’ ART. 1 legge 241/90 e s.m.i.

 
Ciò consente ai cittadini di veder garantiti i propri diritti ad una informazione qualificata, ad accedere ai documenti amministrativi e conoscere, nei limiti precisati dalla legge, lo stato dei procedimenti amministrativi che li riguardano, seguendo le fasi attraverso cui l’attività amministrativa si articola.
 
Accedere ad un documento amministrativo
 
Ai sensi dell’art. 22 della Legge 241/90, il cittadino interessato ha il diritto di richiedere, di prendere visione ed, eventualmente, ottenere copia dei documenti amministrativi.
Nel caso in cui si chiedesse il rilascio di una copia dei documenti (o di un estratto di essi), la consegna è subordinata al rimborso del costo di riproduzione, (in alcuni casi anche a bolli, diritti di ricerca,).
 
E' considerato documento amministrativo (ai sensi dell’art. 22 della legge 241/90) ogni rappresentazione grafica, fotocinematografica, elettromagnetica o di qualunque altra specie del contenuto di atti, anche interni o non relativi ad uno specifico procedimento, detenuti da una pubblica amministrazione e concernenti attività di pubblico interesse.
 
L’accesso e’ escluso per i documenti coperti da segreto di Stato, nonche’ nei casi di segreto o divieto di divulgazione, secondo quanto previsto dall’ordinamento. Pertanto, e’ compito dell' amministrazione individuare gli atti conoscibili e quelli che necessitano di essere tutelati, anche mediante il differimento dell’accesso ai documenti richiesti fino a quando la conoscenza degli stessi determinasse un impedimento per il regolare svolgimento dell’azione amministrativa.
 
E’ inoltre, fondamentale che la richiesta di accesso sia sempre motivata.
 
Chi puo’ esercitare il diritto di accesso agli atti
Tutti i soggetti (cittadini, associazioni,imprese, ecc.) che dimostrino di avere un ’’interesse giuridicamente rilevante" nei confronti dell’atto oggetto del diritto di accesso. Ai sensi dell’art. 9 del DPR 352/92, il diritto di accesso è riconosciuto anche "alle amministrazioni, associazioni e comitati portatori di interessi pubblici o diffusi’’.
 
Come accedere agli atti amministrativi
Sono previste due modalità di accesso (ex DPR 352/92):
  • accesso informale 
    Si esercita mediante richiesta, anche verbale, all’ufficio competente nel procedimento. 
    Le pubbliche amministrazioni, al fine di facilitare i rapporti con i cittadini, e quindi l’accesso, hanno istituito l’Ufficio Relazioni con il Pubblico (URP).La richiesta è esaminata senza formalità ed immediatamente. E’ utile per acquisire quindi informazioni nell’immediato, ma non garantisce la possibilità di poter dimostrare in futuro quanto affermato, quindi è di difficile smentita. Se non è possibile accogliere immediatamente la richiesta in via informale, oppure se ci sono dubbi sulla legittimazione del richiedente, sull’identità o i poteri rappresentativi, gli uffici chiedono di presentare formale istanza
  • accesso formale 
    Il cittadino può sempre presentare una richiesta formale - compilando l'apposito modulo che l’amministrazione ha istituito, oppure scrivendo l’istanza autonomamente - inviandola tramite A/R oppure depositandola all’ufficio Protocollo dell’amministrazione. 
    L’ufficio rilascia ricevuta, così come previsto dal DPR 352/92 (art. 4 comma 2). Rispetto all’accesso informale offre una garanzia maggiore, anche se richiede più tempo: si ha formalizzata l’indicazione richiesta, ha valore di atto pubblico e può essere utile per rivendicare un diritto disatteso.
 
Quanto tempo ha l’amministrazione per rispondere
La Legge 241/90 prevede che le pubbliche amministrazioni determinano per ciascun tipo di procedimento il termine entro cui esso deve concludersi, con apposita disciplina, e laddove non abbiano provveduto in tal senso, che il termine è di 90 giorni.(Legge 15/2005)

 

La modulistica è disponibile on line  SUE - Sportello Unico per l'Edilizia Telematico Unificato.